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2022/06/20

業務の引き継ぎ問題の本質は義理人情?

突然の話しだったのですが、同僚の一人が今月いっぱいで退職することになりまして、いつもの通り、業務の引き継ぎ問題でゴタゴタしました。

 

まあ、いつもの通りと言っていること自体問題なのですが、今回の場合は、突然の退職による業務の引き継ぎということで、いつもよりゴタゴタの度合いが大きく、

 

しかも、退職の理由が微妙というか、「そういう理由はどうかと思うよ?」といったものだったので、引き継ぎ云々とは別の問題も出ているといった感じなのですよね。

 

何しろ、上司と口論の末に部下が退職するという、いわゆる喧嘩別れだったので、周囲からすれば、「退職するにしても、もう少し穏やかに退職してくれたら良かったのに」という状況で…

 

と、事が起こってから言っても仕方がないのですが、扱いにくいところがある部下と、気の短い上司が組み合わさると、こんな感じになってしまうのですかね?

 

まあ、扱いにくいとは言っても、ちょっと頑固なところがあるくらいで(それがいけないのでしょうけど)、仕事はかなりできる人でしたし、そんな感じの人は、どこの会社でもいると思うのですよね。

 

なので、いくら気の短い上司とは言っても、そういう人をうまく使うのが上司の仕事ではないかと思いますし、そこで気の短さが優先してしまったのはどうなのかなあと思います。

 

まあ、一言で言えば「どっちもどっち」なのですが、そういう揉め事って、周囲にいる人たちにも少なからず影響すると思うので、組織としてはあまり良くないことだなあと思います…

 

と、そんな業務の引き継ぎ問題なのですが、一般的には、引き継ぎがうまくいかない場合、次の3つのうちのどれかに問題があるからではないかと思うのですよね。

 

1. 人の問題

 

典型的なのは、業務を引き継げる人がいないという場合でしょうね。単に人手不足で業務を引き継げるだけの余裕がないという場合もあれば、

 

引き継ぐ人が担当している業務が専門的すぎるとか、複雑すぎるとかで、それを引き継げる能力のある人がいないといった場合もあるかなあと思います。

 

また、引き継ぐ人と引き継がれる人の間のパワーバランスといった問題もあるでしょうね。怖くて言えないとか、聞き返せないといった関係性ですと、引き継ぎはうまくいかないと思います。

 

2. 時間の問題

 

業務の引き継ぎでもっとも良いのは、業務を引き継ぐ人と業務を引き継がれる人が一緒に仕事をする中で、自然と業務が引き継がれていくことではないかと思いますが、

 

まあ、今の時代、それができるほと余裕のある人員配置はなかなかできないでしょうし、そんな感じで人が少ない中、OJTで手とり足とりといった時間のかかるやり方はできないでしょうね…

 

というか、引き継ぐ人も引き継がれる人も、ともに時間が取れなくて引き継ぎができないといったことは、わりとあるのではないかなあと思います。

 

理想を言えば、適度なジョブローテーションによって、日頃から一つの業務を複数の人が担当できる状態にしておくということだと思いますけどね。

 

行き過ぎた効率化の先に待ち受けているのは組織の破綻…みたいな話しもありますが、経費削減のための人員削減などが、それにあたるのかなあと思いますし、

 

そういったことが、引き継ぎ問題の原因というか、背景にあるような気がしなくもないです。何をするにしても、最低限の余裕は必要ですよね。

 

3. 資料の問題

 

引き継ぎ書や業務マニュアルがあれば問題なく引き継ぎができるというわけでもないですが、すべて口伝えというわけにもいかないと思いますので、引き継ぎ資料は必要ですよね。

 

最低でも、引き継ぎ漏れがないようにするための「業務内容一覧」や、「業務フロー」がわかる資料。業務の「関係者一覧」くらいはあったほうが良いのかなあと思います。

 

あと、いつのタイミングでどのような業務があるのかがわかる「スケジュール表」みたいな資料もあると、仕事の段取りがしやすくなるので助かりますよね。

 

また、仕事には背景もあれば目的もありますから、本来であれば、そういったことも文書にして残しておいたほうが良いのではないかなあと思います。

 

   *

 

といった感じではないかと思いますが、まあ、実際の業務では、現在進行中の案件があったり、課題やトラブルが残っている場合もありますからね。

 

そういったことまで引き継ぐとなると、より詳細にというか、優先度や重要度といったことまで事細かに伝えるようにしないと、うまく引き継げないと思いますし、

 

そういったことまで考えると、引き継ぎ云々の話しとは別に、ふだんから、業務に関する情報共有ができていないといけないのだろうと思います…

 

ということで職場の話しに戻りますが、事情が事情なのと、時間も限られているのと、資料らしい資料も残っていないという三重苦なので、かなり問題のある引き継ぎになりそうですし、

 

すでに「誰が何を引き継ぐの?」といった雰囲気になっていまして、自分も正直なところを言えば、できれば引き継ぎの当事者にはなりたくないと思っていたりします。

 

でも、さすがに引き継ぎ無しというわけにはいきませんからね。たぶん、偉い人が割り振りを決めて、それに従って何かしらの業務を引き継ぐことにはなると思います。

 

ただ、どうでしょう。引き継ぐ側にいる自分たちは引き継ぎがないと困るわけですが、退職してしまう人は、引き継ぎをしなくても痛くも痒くもないわけですからね。

 

これが大きな会社であれば、退職金に影響しますよ的な話しもあって、それがある種の歯止めにもなるのでしょうが、自分のところは、そういった話しもなさそうなので、

 

そういう状況で真剣に引き継ぎをしようと思うものかなあ…というか、後のことなんて知りませんで終わりにされても仕方がないのかなあという気がします…

 

といったことを考えると、業務の引き継ぎ問題の本質は、業務を引き継ぐ側にいる人の義理人情ということなのかもしれないですし、仮にその通りなら、はなからうまくいくわけがないですよね。

 

 

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