2W1Hで問題解決！ プレゼンは2W1Hで！ 情報伝達の基本は「2W1H」

コミュニケーションの基本は、自分の「伝えたいこと」を「適切な手段で」「正確に伝える」ことですが、その際に役立つのが、いわゆる「5W1H」です。(問題解決やプレゼンテーションの場合も同様ですね)

「Who(誰が)」「What(何を)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」ですね。これに「Whom(誰に)」や「How much(いくらで/どのくらい)」の2つを加えて「6W2H」や「7W2H」にする場合もあります。

新聞記事のように、事件を客観的に的確に伝える文章を書く際や、いわゆる「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」といった仕事の場面では、この「5W1H」や「6W2H」「7W2H」の構成要素をしっかり押さえておくことが大切ですね。

ただ、「簡潔に」「分かりやすく」伝えるためには、「5W1H」や「6W2H」「7W2H」では構成要素が多すぎるという面もあります。

そこで、始めは思い切って「2W1H」という構成要素で伝え、相手からの質問に対して、(5W1H・6W2Hだった場合の)残りの構成要素を伝えてみてはどうでしょうか。

一番重要な構成要素が先頭になるようにして、以下のような「2W1H」の表現を考えてみます。

■ Who(誰が)・What(何を)・How(どのように)

　「私が、この件について、このように対応しました」

■ What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)

　「この件は、このような理由で、こういった対応をしました」

■ Why(なぜ)・What(何を)・How(どのように)。

　「こうした理由で、この件は、このようにお願いします」

　→　この表現は作業を標準化する際に役立つと思います。

■ When(いつ)・Where(どこで)・How(どのように)。

　「昨日、会議室で、課員が分担して作業しました」

と、こんな感じで日頃から「2W1H」で表現することを練習しておくと、「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」の際に役立つと思います。

■ あえて「Why(なぜ)」を除いてみる

　「どうして、この件についてそんな対応をしたの?」

　何か問題が起こったときに使ってしまいがちな表現です。

　Why・What・Howの「2W1H」ですが、どことなく刺々しいですね。

　このようなときは、Why(なぜ)を除くと穏やかな表現になります。

　「このように対応した理由を教えてくれる?」

　How・Whatの「1W1H」ですね。

■ When(いつ)・Where(どこが)・How(どのように)

　お医者さんで診てもらうときは、この2W1Hが大切です。

　「いつ頃から、このあたりが、こんな感じで痛みます」

　この3つについて具体的に説明できると、診断の大きな手助けになります。

■ 六何の原則(ろっかのげんそく)

ちなみに、「5W1H」のことを、「何時(いつ)」「何処(どこで)」「何人(なんびと=誰が)」「何を」「何故に」「如何(いか)にして」という6つの「何」という意味で、「六何の原則(ろっかのげんそく)」と呼ぶ場合もあります。