タイムマネジメント(時間管理)の3つのポイント

タイムマネジメントとは、「自分の時間の使い方(=行動)」を管理することです。仕事の進め方を自分で判断し、自分の時間割を作ります。

タイムマネジメントでは、「アポイントメント(あらかじめ時間が決まっている仕事)」「タスク(自分で実行する時間を決める仕事)」「自分の仕事量」の3つを管理します。そして、アポイントメントとタスクをマネジメントすることで、自分の仕事量をコントロールします。

こうしたタイムマネジメントを上手に行うために、以下の3つのポイントを押さえておきます。

 

1. 情報は一箇所に集める

・「アポイントメントとタスク」を分けて管理しない。
・「仕事とプライベート」を分けて管理しない。

複雑に管理しても長続きしませんし、分割することのデメリット(検索性の低下によるダブルブッキングなど)もあります。一冊の手帳で管理するなど、情報は一箇所に集めるようにします。

 

2. すぐに記入する

・アポイントメントやタスクが発生したらすぐに記入する。
・記入するときに実行日を決めてしまう。

タイムマネジメントの目的は自分の仕事量のコントロールですので、「仕事が平準化するように」「期限ギリギリで実行するタスクが無いように」という視点を持ち、必ずスケジュールを見てからアポイントメントやタスクを入れるようにします。

また、難しい仕事や面倒な仕事などの心理的ハードルが高い仕事の場合は、先延ばしが起こりやすくなりますので、それを防止するために仕事を分割してハードルを下げるとともに、手をつけやすい簡単な作業が最初にくるようにするなどの工夫をします。

 

3. 見える化する

・線を引いて表す。
・色分けをする。
・記号を使う。

書き方一つで時間の見やすさが変わります。見やすいスケジュールにすることで、問題が発生しにくくなりますし、問題が発生してもすぐに解決できるようになります。

また、終了時刻を明確にしたり移動時間を含めるなど、自分の行動を基準にして記入するようにします。

 

 

 

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