システムダイアリー(SYSTEM DIARY)の手帳術 - メモ術

■メモの基本 - 5W3H

 

メモを取る場合は、5W3Hを意識すると良いと思います。

When(いつ)

Where(どこで)

Who(誰が)

What(何を)

Why(なぜ)

How(どのように)

How much(いくらで)

How many(どのくらい)

 

これらの1つでも欠かしてはいけないということでもないとは思いますが、メモを取るときのチェック項目としておけば、そのメモは後々役立つメモになると思います。

 

メモをしたら、この5W3Hについて自問自答してみます。自問自答は思考のプロセスと同じです。「自問」は自分自身への課題の設定になりますし、「自答」は次の課題への誘導になります。「自問」が的を得ていれば自然と理解を深められるような「自答」が生まれます。

 

自問自答を繰り返していくうちに、表面的な内容だったメモがより深い内容のメモに変わっていくことも多々あると思いますので、普段からそうした効果が出てくるような自問自答を心がけていると良いと思います。

 

■メモの形式や取り方の工夫

 

漠然とメモを取っているだけでは役立つ情報は蓄積できないと思います。メモを取る(情報収集する)目的や課題・理由が明確であったほうが良いです。また、後からメモを活用できるように、形式や取り方の工夫も大切です。

 

また、メモの取り方については次のようなことが良く言われていますので、参考にしてみるのも良いと思います。

・1件につき1枚のリフィルにする。

・メモした日付、場所や情報源を記す。

・内容の見出しをつける。

・「見」「聞」「読」のメモには自分の感想、解釈、評価も書く。

・全体をまとめる結論を書く。

・その情報が役立つ時期やその情報の使い方を記す。

・疑問や課題を残すときは何をどうするのか明記しておく。

・図やイラストも使う。

 

「1件1枚」については、システム手帳の手帳術的な話しには必ずといって良いほど出てくる話しで、基本中の基本と考えて良さそうです。「日時・場所・情報源」「内容の見出し」については、データベースでいうところのキーワードだと思います。それらがあれば後からメモを見たときに何のメモかすぐに分かります。

 

これに加えて、そのメモの「重要度」を記入しておくと良い…と考える人もいます。キーワードでメモを探した後、さらにその中で重要度の高いものを拾っていくことができて効率的ということのようです。

 

また、「感想」や「結論」を書いておくと、後でメモを読んだときに「あのときはこう考えていたんだ」といった気持ちになりやすいです。こうした感情は次の発想や行動への刺激になると思います。「役立つ時期」「使い方」「何をどうするか」といった記入も、後になってメモを活用する場合に生きてくると思います。

 

最後の図やイラストですが、一目瞭然という言葉もあるように、言葉ではなく図で書いたほうが分かりやすいといったこともあります。イラストを描くとなるとハードルは高いですが、図という程度であれば何とかなると思います。

 

 

■メモの補強

 

記入済みのメモについて「整理・蓄積・活用」することが大切ですが、それ以外にも「補強」という点について意識したほうが良いと思います。

 

完璧なメモというのは難しいです。重要な内容を全て書ききれなかったといったことはよくあることです。たまたま乗った電車の中吊りを見て、立ったままで片手に手帳、片手に筆記具といった具合でメモを取る。それも目的地に着くまでの一駅の間で…といった短時間の落ち着かない状況の中でメモを取るようなことがあればなおさらでしょう。

 

正確なメモを残すには、そうしたメモに後から補強をするしかありません。幸いなことに、今はインターネットの検索機能があります。キーワードさえ正確にメモできていれば、後からそのキーワードで情報を検索できる場合が多いです。

 

メモした内容に不足を感じたら時間を置かずに補強する。こうした努力をしておかないと、後からそのメモを活用できないといったことになってしまいます。

 

また、人によってはキーワードよりもキーフレーズ、あるいはキーセンテンスのほうが体質に合うということもあると思いますので、必ずしもキーワードに拘る必要はないと思いますが、その拾い方や順序には気をつけたほうが良いでしょう。

 

情報には何かしらの相関関係や因果関係があると思います。それらの関係を後からでも分かるようにメモしておかないと、やはり後から活用できないといったことになってしまいます。

 

短時間にそれを行う場合は、キーワード+記号といったメモの仕方が有効だと思います。

例) (原因の)キーワード → (結果の)キーワード

 

また、因果関係を表現する以外でも記号は使えると思います。例えば最重要と思えるキーワードに感嘆符をつけるなども有効でしょう。

例) (最重要の)キーワード!!

いずれにしても短時間に限られた紙面にメモをするには工夫と努力が必要です。

 

■記入済みのメモの扱い方

 

記入済みのメモをどう扱うかも重要です。メモに蓄積された情報はいわば素材という状態で、そこから価値を創造するにはそれらの情報を「整理」する手間が必要だと思いますが、実際どうしていくかは案外難しいです。

 

手間をあまりかけたくなければ単純に時系列に保管するという手もありますが、人間の時系列の記憶は、結構曖昧なような気がします。確かに印象深い出来事は時期まで覚えていることもありますが、それ以外の日常的な出来事についてはそうでもないと思います。

 

ではしっかり分類をしていけば…といっても手間がかかりますし、「複数の属性のメモ」はどうするかという問題や、「どの属性にも入れがたいメモ」をどうするかといった問題が起こると思います。これらは「その他」という属性を作ってそこに入れれば…といった考え方もありますが、恐らく「その他」に含まれるメモだけが量を増していくことになるでしょう。

 

そう考えると、結局のところ無難な方法は50音順の分類ではないかと思います。メモの取り方として「内容に見出しをつける」といったことが言われていますが、この見出しをキーワードとして、50音順に整理する方法です。この方法で整理するうちに、自分なりの分類方法を明確に定められるなら、その時点から自分にあったインデックスで整理すれば良いのではないでしょうか。

 

また、メモの組み合わせや活用といったことも重要です。整理・蓄積してあるメモを時間のあるときに読み返してみたり、メモ同士を突合せしたり読み比べたりすると、そこから新しいアイディアが生まれるかもしれません。

 

リフィルの保存には「プラケース」や「ストックバインダー」、「ポリプロガイド」が便利です。

 

 

■定点観測

 

メモを取る(情報収集する)目的や課題が決まっている場合、定点観察という方法も面白いかもしれません。いくつかの観察ポイントを決めて、定期的にその場所で観察してみるといった方法です。特に世の中の流れを把握しようとする場合は効果的だろうと思います。

 

例えば、大きな書店で自分が関心のある分野の書棚を眺めるといったことも、立派な定点観察だと思います。あるいは、入り口近くの平積みになっている本を見てみるのも良いかもしれません。少し大げさに言えば、これだけでもその時々の世相を理解することができると思います。

 

繁華街の様子や移り変わりを観察するのも良いと思います。以前、仕事の関係で月に一回程度、東京の秋葉原に通っていました。行き始めた頃はまさに「電気街」。電気屋さんは多いが食事をする場所が少ないな…というのが当時の秋葉原の印象でした。

 

その雰囲気が大きく変わったのは、駅前のビルにアニメ関係のお店が入居した頃からだと思います。電気街である秋葉原の一等地に電気屋さん以外のお店が入居するということに違和感を感じたのを今でも覚えています。そして今、秋葉原と言えば「アニメの聖地」。中小の電気屋さんは少しずつ無くなり、跡地はゲームセンターやパチンコ屋に変わりました。食事をする場所に困らないくらいに食べ物屋さんも増えました。

 

月に一回程度、漠然と街並みを見ているだけでもこの程度の変化は把握できます。しっかり観察すればより細かな変化を把握できるでしょうし、その変化から何かしらの発見があるだろうと思います。目的や課題によって定点観察の場所は異なると思いますが、自分なりの観察ポイントを持つことで、情報収集力を高めることができるかもしれません。

 

■自分だけのデータベース

 

独自の目的や視点、関心や興味などで収集した情報の中には、自分が直接見聞きしたものも多々あると思います。そうした情報は、テレビや新聞といったメディアから得られる通り一遍の情報とは違い、新鮮さや臨場感、実用性や特異性という点で価値の高い情報であることが多いと思います。

 

ただ、気をつけなければいけないのは、努力して得た情報であればあるほど思い込みが入りやすいということです。それにより間違った情報がストックされないように、複数のルートで同種の情報を入手して比較してみるなど、入手した情報の信頼性を高める工夫や仕組みが必要だと思います。

 

信頼性の高い情報は、それだけ利用価値や活用価値も高いものです。そうした情報をストックできれば、いずれは価値ある私的データベースになるでしょう。個人の時間や行動範囲は限られていますので、日外アソシエーツなどの公的なデータベースの併用も必要になるとは思いますが、できる限り私的データベースの充実を心がけることが大切です。

 

自分が築いた私的データベースと、公的データベースをうまく組み合わせて活用することで、的確な判断や行動ができると思います。

 

 

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