システムダイアリー(SYSTEM DIARY)の手帳術 - 時間管理術

■スケジューリングについて

 

「やりたいこと」や「やらなければいけないこと」があるときに、それにはどういう作業が必要か。その作業に必要な時間(仕事であれば人員や予算)はどのくらいか(見積もり)。どういう順序(優先順位など)で作業するかなどを決めることがスケジューリングです。

 

スケジューリングの際は、Project・Task・Schedule の3つを考えると良いと思います。その3つは、

・Project…計画

・Task…作業

・Schedule…時間割り

です。

 

「計画」は「やりたいこと」や「やらなければいけないこと」です。大げさに言えば戦略でしょうか。あるいは軸となる部分と考えても良いかもしれません。いずれにしても安易に変更できるものではないものです。

 

「作業」は計画の達成に必要な個々の課題です。

 

「時間割り」は当面の間に行う具体的な活動です。こちらは計画とは違い、状況に合わせて臨機応変に変更して構わないものです。計画を戦略とした場合は戦術にあたる部分です。

 

スケジューリングの際は、まず最初に「計画」を立てます。次に計画の達成に必要な「作業」を洗い出します。それらに時間や予算などを割りあてて、最後にその作業をいつ行なうかという「時間割り」を作成します。

 

この時間割りを作成するという部分が狭義のスケジューリングです。(時間割りを作成する必要がない場合はスケジューリングと言わないと思います)

 

このようにして出来上がった時間割りに従って作業を進めれば計画が実現するわけです。

 

計画は「年間スケジュール」や「マンスリーメモランダム」リフィルに。作業は「ショートライン普通紙」などのメモ用のリフィルに。時間割りは「日付入りウィークリー普通紙」などの週間予定表に記入します。

 

細かい時間割りの日は、「1日1ページダイアリー」や「タイムテーブル」といったリフィルを併用すると良いかもしれません。

 

 

■時間分析をしてみる

 

「時は金なり」といった言葉がありますが、目に見えるお金に比べて、そうでない時間にはわりとルーズになりやすいと思います。一日の仕事を細かく紙に書いてみると、大したことをしていないな…と思えるような日が多々あるものです。

 

一日の作業について細かく記録をとって時間分析をしてみます。細かく記録すること自体が作業になってしまい面倒ですので、数日程度の期間を決めてやってみると良いです。記録する際には、具体的にその時間に何をして、それが成果に結びついたかどうかが分かるように記録します。

 

例えば「企画書作成」という仕事をする場合を考えてみます。単に「企画書作成」という記録では、時間を何に(何のために)使ったかしか分かりません。これでは時間の使い方の結果が分かるだけになってしまいます。

 

時間の使い方の内実を知るには、「顧客へのヒアリング」「会議出席」「資料収集」「費用算出」など、具体的に何をしていたかを記録する必要があります。

 

さらに、それが成果に結びついたかどうか(付加価値を生んだかどうか)を記録します。仕事をしている時間の中には、成果に直接結びつく部分とそうでない部分が混ざっているためです。これで正味の時間が分かります。

 

記録には「1日1ページダイアリー」や「タイムテーブル」といったリフィルを使うと便利です。

 

 

■チクラーシステム(カムアップシステム)について

 

プラケース・メモ用のリフィル・ポリプロガイドを使ったチクラーシステムについて。

 

ポリプロガイドを15枚用意します。これを仕切り用に使います。ポリプロガイドの見出しに「月」「火」「水」という感じで曜日を入れたものを2週間分(14枚)用意し、残りの1枚は「それ以降」と入れておきます。(ポリプロガイドを31枚用意して1日から31日という仕切りを用意しても良いです)

 

「作業」を記入したリフィルを、作業開始日ごとに仕切り用のポリプロガイドの後ろに入れていきます。あとは毎日、当日分のリフィルを取り出し、作業順序を考えて処理していきます。終わったものはプラケースに戻しません。終わらなかったものは、翌日分のポリプロガイドの後ろに戻します。

 

こうすることで、その日にやるべき作業の「見える化」と、少なくともその日に作業する必要がない作業の「見えない化」ができます。また、保管されているリフィルの枚数(見た目の厚み)によって、日ごとの作業量の予想も多少はつきます。単純な仕組みですが、わりと効率よく作業を進めることができます。

 

また、この仕組みで重要なのは作業開始日を決めるところです。作業開始日が適切でないと期限に間に合いませんので。

 

■飛び込みの仕事への対応

 

「忙しい」と感じる原因の一つが急な仕事の依頼(飛び込みの仕事)だと思います。仕事の量が多くても、予定通りに動いているほうがそうでない時に比べて気分的には楽です。そこで、飛び込みの仕事へは以下の方法で対応すると良いと思います。

 

まず、飛び込み仕事があるかもしれないという前提で、日々の自分の時間からあらかじめ空き時間を用意しておきます。不確実なことに備えて自分で自分に予約を入れておくといった考え方です。

 

実際に飛び込み仕事があったときは、あらかじめ空けておいた時間を使って作業します。時間のかかる仕事であれば期日とともにメモに書き込み、翌日以降の予定の中に入れて処理します。

 

飛び込み仕事が無かったときは、用意しておいた空き時間を「考える時間」にあてます。「考える」ことは非常に大切ですが、仕事に追われていると疎かになってしまいます。何か良いアイデアはないか。どうしたら効率が良くなるか。などについて日頃から意識して考えるようにします。

 

 

■ガントチャート(バーチャート)を描く

 

図にすることで分かりやすくなることは良くあります。スケジュールもガントチャートにすることで全体が見通せるようになります。

 

ところで、ガントチャートを描く場合に気をつけなければいけないことがあります。それは、各作業(バー)の関連性を表現するということです。例えば、A・B・Cという作業があって、そのうちBという作業はAが終わらない限り開始できないものである場合、それが分かるように描きます。

 

一つの作業が遅れることで影響する作業が出る。そういうことが分からないと、スケジュール通りに仕事が進まなくなってしまいます。ガントチャートによって先行作業が遅れた場合の影響範囲がわかりやすくなります。実際に作業に後れが出た場合は、その都度にスケジュールを見直します。

 

ガントチャートを描く場合は、「ロングライン普通紙」や「月間応用」といったリフィルを使うのが便利です。

 

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