効率よく問題を解決するための手順

仕事をする上で大切なことは、目標を決めて、それを達成するために様々な問題を解決していくことですが、「とにかく何とかしよう」といったやり方では、試行錯誤が続くだけで不効率です。

効率よく問題を解決するには、以下のような手順(プロセス)に従って進めていくことが大切です。

 

1. 問題を見つける

目標達成のために解決しなければいけない問題が何かを見つけます。すでに発生している問題もそうですが、今後発生する可能性のある問題も見つけます。

 

2. 問題を定義する

見つけた問題について「何がどのように問題か」を明確にし、解決すべきテーマを決めます。対象が不明確では対策もまとまりません。また、問題の重要性や緊急性も考慮した定義にします。

 

3. 問題の現状を把握して原因を探る

問題の現状を把握するために、必要な情報やデータを収集します。特にデータを収集する場合は、あらかじめフォーマットを決めておくと、作業がしやすくなります。

そして、それらをもとに原因を探ります。複雑な問題で原因が明確にならないときには、ロジックツリーなどを活用し、関係する要素を整理・体系化して問題を分析します。

 

4. 解決策を作る

現状と原因が明確になったら解決目標を設定し、その達成のために必要な解決策をまとめます。

 

5. 解決策を実行する

まとまった解決策を実行するための計画を立て、それに従って実行していきます。実行状況やその結果は必ず記録し、後の評価に役立てます。

 

6. 解決策を評価する

実行計画と実行結果を比較して、解決策を評価します。評価が不十分だった場合は、新たな解決策を検討します。

 

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ある問題への解決策は、別な問題の解決策としても利用できる場合があります。解決策を作る場合には、過去の事例を参考にしてみると良いと思います。そのようにして問題解決を繰り返していくことで、問題解決力が高くなっていきます。

また、問題解決には「正確な解答」(精密さ)よりも「早急な結論」(スピード)が求められます。問題解決をスピードアップするために、仮説を立てる習慣を身に着けておくと良いかもしれません。

通常であれば「原因の解明→解決策の決定」という流れになるところが、仮説を立てる場合は「解決策の決定→その検証」という流れになります。

その場合、3.の「必要な情報やデータの収集」は、徹底的に行うのではなく、仮説を立てるのに十分な収集に抑えることになります。

その結果、少しの情報やデータで将来を予測することになりますので、仮説を立てることを習慣にしていると、自然と洞察力が鍛えられます。