コミュニケーションの基本は2W1Hの情報伝達

コミュニケーションの基本は、自分の伝えたいことを「適切な手段で正確に伝える」ことですが、その際に役立つのが「5W1H」です。Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)ですね。これにWhom(誰に)、How much(いくらで/どのくらい)の2つを加えて「6W2H」にする場合もあります。

 

新聞記事のように、事件を客観的に的確に伝える文章を書く際や、ほうれんそう(報告・連絡・相談)などの仕事の場面では、この「5W1H」や「6W2H」の構成要素をしっかり押さえておくことが大切ですが、「簡潔に分かりやすく伝える」ためには「5W1H」や「6W2H」では構成要素が多すぎるという面もあります。

 

 

そこで、始めは思い切って「2W1H」という構成要素で伝え、相手からの質問について(5W1H・6W2Hだった場合の)残りの構成要素を伝えてみてはどうでしょう。

 

一番重要な構成要素を先頭にするようにして、以下のような「2W1H」の表現を考えてみます。

 

■ Who(誰が)・What(何を)・How(どのように)

 「私が、この件について、このように対応しました」

 

■ What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)

 「この件は、このような理由で、こういった対応をしました」

 

■ Why(なぜ)・What(何を)・How(どのように)。

 「こうした理由で、この件は、このようにお願いします」

 → この表現は作業を標準化する際に役立つと思います。

 

■ When(いつ)・Where(どこで)・How(どのように)。

 「昨日、会議室で、課員が分担して作業しました」

 

いかがでしょうか。日頃から2W1Hで表現することを練習しておくと、ほうれんそう(報告・連絡・相談)の際に役立つと思います。

 

 

□ あえてWhy(なぜ)を除いてみる

 「どうして、この件についてそんな対応をしたの?」

 何か問題が起こったときに使ってしまいがちな表現です。
 Why・What・Howの2W1Hですが、どことなく刺々しいですね。

 このようなときは、Why(なぜ)を除くと穏やかな表現になります。

 「このように対応した理由を教えてくれる?」

 How・Whatの1W1Hですね。

 

□ When(いつ)・Where(どこが)・How(どのように)

 お医者さんで診てもらうときは、この2W1Hが大切です。

 「いつ頃から、このあたりが、こんな感じで痛みます」

 この3つについて具体的に説明できると、診断の大きな手助けになります。

 

□ 六何(ろっか)の原則

「5W1H」のことを、「何時(いつ)、何処(どこで)、何人(なんびと=誰が)、何を、何故に、如何(いか)にして」という6つの「何」で、「六何(ろっか)の原則」と呼ぶ方もいらっしゃいます。