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2018/05/17

業務の効率化…効率よく仕事をして生産性を向上させるには?

 

業務の効率化は、会社組織における重要なテーマの一つですよね。また、サラリーマンになった以上は、「業務の効率化」や「生産性の向上」が求められると思いますし、それができなければ仕事の評価も上がらないと思います。

 

では、どのようにすれば効率よく仕事をすることができるのでしょうか。また、そもそも仕事の評価は何で決まるのでしょうか…。

 

■ 仕事の評価は何で決まるのか

 

仕事の評価は「上司との相性」で決まる…という面もありますが、本質的には以下のような基準で評価されるのではないでしょうか。

 

・短期的 … 決めれれた日程の中で合格点に届く仕事をしているか

・長期的 … 重要性の高い仕事で成果を出せているか

 

仕事の評価というのは、基本的には「期限」と「質」で決まると思いますので、最低限、それをクリアしていることが必要だと思います。

 

また、そうした中で「重要性の高い仕事」に対して、いかに時間を取れるか。そして、いかに成果を上げられるかが大切ではないでしょうか。

 

■ 仕事を効率化するために最初にするべきこと

 

仕事を効率化するために最初にするべきことは、自分の仕事を「見える化」することだと思います。自分がやるべき仕事をリストにまとめ、仕事の全体像を把握します。(仕事をリスト化すると「やり忘れ防止」にもなる)

 

そして、そのリストを使い、仕事の優先順位を決めるようにします。また、リストにまとめる際、難易度の高い仕事については、できるだけ仕事を「細分化」して記載すると、後々作業がしやすくなります。

 

 

■ 仕事に優先順位をつける

 

その場で終わってしまうような仕事(雑用)には優先順位をつけず、すぐに処理してしまえば良い…といった考え方もありますが、基本的には優先順位をつけたほうが良いと思います。

 

また、優先順位のつけ方にはいくつかの方法がありますが、もっとも簡単な方法は、「重要度」と「緊急度」の二つの基準で仕事を分類することだと思います。そうすることで、以下のように仕事を四つに分類することができます。

 

1. 重要性(高)・緊急性(高)

2. 重要性(低)・緊急性(高)

3. 重要性(高)・緊急性(低)

4. 重要性(低)・緊急性(低)

 

このうち、優先順位の高いものは「1. 重要性(高)・緊急性(高)」と「2. 重要性(低)・緊急性(高)」ですが、それらを処理しつつ、「3. 重要性(高)・緊急性(低)」の仕事にどう取り組むか(その時間をどう作るか)が仕事の評価につながると思います。

 

残りの「4. 重要性(低)・緊急性(低)」については、後回しで構わないと思いますし、場合によっては「やらない」という選択肢もあると思います。「やること」を決めるのと同じくらい、「やらない」ことを決めるのも大切ですよね。

 

■ 集中できる時間帯に優先順位や重要性の高い仕事をする

 

「仕事に集中できる時間帯」は人によって異なりますので、あらかじめ「自分が集中できる時間帯」を探しておく必要がありますが、一般的には、「午前10時から11時」と「午後4時前後」が集中しやすい時間帯と言われています。

 

この時間帯に、「優先順位の高い仕事」や「重要性の高い仕事」をすると効率的です。また逆に、「午後1時から3時」は、集中力が落ちる時間帯と言われていますので、これらの仕事をするのはできるだけ避けたほうが良いでしょう。

 

これは、朝9時の始業から仕事を開始した場合、調子が出てくる時間帯が「午前10時前後」で、昼食後の満腹感による眠気が出やすい「午後1時前後」に集中力が落ちるということではないかと思います。

 

■  仕事を定型化する・まとめて処理する

 

「仕事のやり方が決まっていない」「同じ仕事をバラバラに処理している」というのでは不効率ですよね。効率よく処理できるように、「同じ仕事は同じ手順で処理」し、かつ「同じ仕事はまとめて処理」するようにします。

 

また、仕事の手順を決める際には、作業効率や作業品質などを考慮した最適な業務手順(標準手順)になるようにします。いわゆる「業務の標準化」を意識するということですね。

 

■  仕事の結果は必ず記録する

 

どのような仕事をどのくらいの時間で処理できたか。あるいは、処理する上で注意すべき点は何だったか…といったことを、仕事の都度に記録するようにします。

 

そうやって記録をすることで、「できたこと」や「できなかったこと」、「問題点」や「課題」といったことなどを客観的に見ることができるようになります。

 

それを見ながら、「時間の使い方」や「仕事の仕組み」、「仕事の手順」などを工夫していくと、より効率的に仕事ができるようになると思います。

 

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