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2018/05/10

新入社員だった頃に教わった「身につけておくべき仕事の能力」の話し

 

今日は得意先の新人さんと少しだけ会話をする機会がありました。初々しいと言うのでしょうか、スーツ姿がものなれない感じでしたが、逆にそれが好感につながっているような気がして、非常に印象が良かったですね。

 

話し終わったあと、自分も数十年前はこんな感じだったのかなあ…とか、そういえばこんなことを教わったなあ…、こんなことで怒られたなあ…など、自分が新入社員だった当時のことを懐かしく感じましたよ。

 

さて、そんな感じで思い出した話しの中に、新人だった頃に先輩から教わった「身につけておくべき仕事の能力」という話しがありました。この話しは、今でも「聞いておいて良かったなあ」と思います。

 

最近は、仕事力やコミュニケーション能力。あるいは生産性の向上などと、いろいろなことが言われていますが、この話しのほうがシンプルで分かりやすいような気がしますね。具体的には、以下のような話しです。

 

1. 計画を立てること

 

「何かをするときに最初にするべきことは計画を立てること。仕事に限らず、歓迎会や忘年会などの幹事をするようなときにも、必ず最初に計画を立てなさい」

 

これには二つの意味がありますよね。

 

一つは、いくつかのことを同時に処理する場合、あらかじめ「締切」や「時間配分」などをまとめておかないと、「期限に間に合わないもの」や、「やり忘れたもの」が出たりするということです。

 

一つのこと(仕事)だけをしていればよいという状況は稀ですよね。大抵は、いくつかのこと(仕事)を同時にこなしていくことになりますが、そういうことができるためには、しっかりした「計画が必要」ということです。

 

そして、もう一つは、計画と実際の差異を把握し続けることで、状況に応じて時間配分や手順を変更したりするなど、臨機応変な対応ができるようになるということです。

 

状況は時間とともに変化しますから、必ずしも最初の計画通りに物事が進まないこともあります。計画と実際との間にズレが生じる都度、計画を変更していく必要があるのですよね。

 

また、計画を立てる習慣があると、この仕事には大体このくらいの時間が必要になる…といったことが、自然と分かってくるようになります。正確な見積もりができるようになるということですね。

 

よく、余裕をもって長め長めに期限を設定する人がいますが、それではいつまで経っても仕事の効率は上がりません。計画を立てることで、適切な時間配分をし、効率よく多くの仕事をこなせるようになったほうが良いと思います。

 

 

2. 自分の考えを正確に伝えられるようにすること

 

「自分の考えを正確に伝えられるようにすること。相手が理解しやすいように、話すタイミングや内容を決めなさい」

 

コミュニケーションの基本は情報伝達です。「相手に聞いてもらえない」「相手が分かってくれない」と言う前に、「相手に聞いてもらえる方法」「相手に分かってもらえる伝え方」を工夫することが大切です。

 

また、伝える手段にも気を配ったほうが良いですね。何でもメールで済ませるのはどうでしょうか。話しの内容によっては、直接顔を合わせて話しをするほうが良い場合もあると思います。

 

メールよりも電話、あるいは電話よりも対面のほうが、相手に伝わりやすいこともありますからね。状況に応じて伝える手段を選択すると良いと思います。

 

3. 仕事を改善していかれること

 

「常に問題意識を持つようにしなさい。そして、問題を見つけたら必ず解決しなさい。常に改善を繰り返すこと」

 

それまで不可能だったことを可能にしたり、今まで不便だったことを便利にしたりすることがお金につながります。仕事には、「問題を発見する力」や「問題を解決する力」が必要なのですよね。

 

今やっていることに「問題はないか」を常に考えるようにします。問題を見つけられたら、どうすれば解決できるのかを考えます。そして、解決策を実行します。このようなことの繰り返しが「改善」につながります。

 

また、何かしらのトラブルが起きたときは、気分も重くなりますし、内容によっては怒りたくなることもありますが、逆に、そういった状況をチャンスと思えるくらいになれば一人前だと思います。なかなか難しいですけどね。

 

といった感じの話しでした。よく「鉄は熱いうちに打て」と言いますが、こういった仕事の能力を身につけることは必要だと思いますし、新人の頃に身につけておくべきことなのでしょうね。

 

 

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