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2018/04/29

仕事で一番大切なことは計画を立てて期限・日程・納期を厳守すること

 

会社勤めをするようになって間もない頃、職場で「仕事で一番大切なことは何か?」といった話しになったことがあったのですが、その時、先輩たちは「最初に計画を立てること」と「日程や納期を厳守すること」の二つが大切だと言っていました。

 

まあ、当時の自分のような新人相手の話しだったので、「大切なこと」というよりは「基本的なこと」といった感じの話しでしたけどね。

 

「計画」の話しも「事業計画」のような大きな話しではなく、日々の仕事の中で「ある程度確実に予見される出来事については、あらかじめ意思決定をしておきましょう」といった感じでしたし…。

 

「『出たとこ勝負』のような仕事をするな」、「全体像を把握して、何をいつまでにすれば良いかを考えるようにしろ」といった話しですね。そして、途中で計画とズレが生じた場合は、「計画を修正しなさい」ということでもありました。

 

また、「日程厳守」や「納期厳守」については、仕事は一人でするものではなく、必ず他人が関わることだから、そういった人たちに「迷惑をかけるようなことはするな」という話しですね。

 

仕事をしていると、自分に対して周囲の人たちが時間を取ってくれることが多々あります。そうした中で自分が時間に遅れると、自分に合わせて仕事を調整して時間を作ってくれた人たちが困る…ということです。

 

それぞれ、もっともな話しですよね。自分もこの話しを聞いて以来、「計画性」「日程や納期の厳守」についてはずっと意識してきましたし、特にそれが役立ったときには、(新人サラリーマンだった当時の)この話しのことを思い出していました。

 

 

先日も、出先で(久しぶりに)「野武士のリコー」の話しを聞く機会があったのですが、その時も「やはり日程や納期は大切だよな」と思いましたね。こんな感じで、若い頃に教えてもらったことはいつまでも忘れないものです…。

 

ちなみに、「野武士のリコー」というのは、光学機器などを製造しているリコーの販売子会社(リコージャパン、昔のリコー販売)の営業マンのことです。

 

営業職には、「足繁く顧客を訪問する気力や体力」「目標達成に必要な高い意識」「商品をアピールするための知識や会話術」などが求められていると思いますが、リコージャパンの営業マンはどれをとっても一流なのだとか…。

 

そして、そんなリコーの営業が、「日程」を大切にしていることのエピソードとして、以下のような話しがあります。

 

「製品を作る場合、QCD(品質・コスト・日程)が大切と言うが、自分たちが求めるのはD(日程)のみ。多少品質が悪くても、多少コストがかかって価格があがっても、商品さえあれば売ってくる。だが、日程通りに商品が入ってこなければ何もできない」

 

まあ、すごい営業ですよね。なかなかここまでは言えないと思います。

 

「課題解決の時代」に営業の販売力に頼っているようではダメ…といった話しもありますが、こういった頼もしい営業は必要ではないかな…と思いますね。そう思ってしまう自分の考えが古いのかもしれませんが…。

 

 

ということで、話しは「計画性」や「時間厳守」のことに戻りますが、これに関連して、新人の頃にもう一つ教わったのが、時間管理(タイムマネジメント)に関してです。

 

タイムマネジメントとは、「自分の時間の使い方(=行動)」を管理することですが、具体的には、

 

・アポイントメント(あらかじめ時間が決まっている仕事)

・タスク(自分で実行する時間を決める仕事)

・自分の仕事量

 

の3つを管理します。「アポイントメント」と「タスク」をマネジメントすることで、自分の「仕事量をコントロール」するわけですね。

 

また、こうしたタイムマネジメントを上手に行うためには、以下の3つのポイントを押さえておくと良いそうです。

 

1. 情報は一箇所に集める

 

・「アポイントメントとタスク」を分けて管理しない。

 

・「仕事とプライベート」を分けて管理しない。

 

情報を分割すると、検索性の低下によるダブルブッキングなどのデメリットが生じますので、情報は一箇所に集めるようにします。

 

2. すぐに記入する

 

・アポイントメントやタスクが発生したらすぐに記入する。

 

・記入するときに実行日を決めてしまう。

 

「仕事が平準化するように」「期限ギリギリで実行するタスクが無いように」という視点を持ち、スケジュールを見てからアポイントメントやタスクを入れるようにします。

 

また、難しい仕事や面倒な仕事などの心理的ハードルが高い仕事の場合は、「先延ばし」を防止するために、仕事を分割してハードルを下げつつ、手をつけやすい簡単な作業が最初にくるようにするなどの工夫をします。

 

3. 見える化する

 

・線を引いて表す。

 

・色分けをする。

 

・記号を使う。

 

書き方一つで時間の見やすさが変わります。見やすいスケジュールにすることで、問題が発生しにくくなりますし、問題が発生してもすぐに解決できるようになります。

 

また、終了時刻を明確にしたり移動時間を含めるなど、自分の行動を基準にして記入するようにすると良いでしょう…

 

と、こんな感じです。自分はこれを紙の手帳(アナログ)でやっていますが、今の人は、スマートフォンなど(デジタル)でやっているのでしょうね。

 

 

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