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2018/04/12

職場(仕事)におけるコミュニケーションの3つの段階・3つの機能

 

どこの職場でも、職場内の(仕事関係の)コミュニケーションに問題がある…といった話しがあると思います。「あの人とはうまくいかない」とか、自分くらいの年齢であれば、「若い人とのコミュニケーションがうまくいかない」みたいな話しです。

 

まあ、人間同士ですから「馬が合わない」とか「反りが合わない」みたいな話しはありますよね。うちの職場にも「仕事だから仕方なく付き合っている」とか、「仕事じゃなかったら許さない」みたいな話しがありますし…。

 

そんな話しを聞くたびに、「職場(仕事)におけるコミュニケーションとは?」といったことを考えるわけですが、最近は、コミュニケーションを3つの段階(3つの機能)にわけて考えると分かり易いのではないか…と思うようになりました。

 

 

■ 第一段階 … ひらめき

 

やはり、コミュニケーションのきっかけ(スタート)は、自分自身で作るようにしたほうが良いような気がしますね。その場合、特に仕事関係であれば「ひらめき」が大切だろうと思います。

 

仕事をしていると、「これはおかしいかもしれない」といった漠然とした問題意識を持つことがあったり、「こうしたら良いかもしれない」といった漠然としたアイデアが出てくることがありますが、このように、「ふと頭に浮かんだこと」がコミュニケーションのきっかけになると思います。

 

■ 第二段階 … 伝える

 

そして次の段階は、そういった「ふと頭に浮かんだこと」を他人に伝えることですね。そうすることで、自分が感じた問題意識やアイデアが、職場内で共有されるようになります。

 

また、それらが共有されることで、他の人に「ひらめき」が生まれる場合もありますし、そうした自分の視点とは違った「ひらめき」によって、自分にも新たな「ひらめき」が生まれる場合もあります。

 

■ 第三段階 … 折り合い

 

そして最後は「折り合い」ですね。この「折り合いをつける」という視点というか考え方は、非常に大切だと思います。

 

まあ、「折り合い」というのは、良く言えば「譲り合い」で悪く言えば「妥協」ですから、この言葉自体に良い印象がない…という人もいるとは思いますが、人が集団で行動するには、そういったことも許容せざるを得ないと思います。

 

ともかく、職場の中で新しいことをするには、最低限、「職場内の方向性を合わせる」ことが必要で、それをするには、「折り合いをつける」しかないでしょうし…。

 

■ ピーター・ドラッカーによるコミュニケーションの定義

 

ちなみに、マネジメントの父とも呼ばれているピーター・ドラッカーは、コミュニケーションを「思想、意見、情報を伝達しあい、心を通じ合わせるプロセス」と定義しています。

 

ピーター・ドラッカーは、「コミュニケーションとは、単なる情報伝達ではなく、互いの共通認識を作ることが目的である」と考えていたようですね。

 

このことからみても、コミュニケーションには「ひらめき」「情報伝達」「折り合い」の3つの段階(あるいは3つの機能)があると考えて良いのではないでしょうか。

 

コミュニケーションの目的を達成するためには、日頃から、こうしたコミュニケーションの3つの段階(3つの機能)を意識しておくと良いと思います。

 

 

■ コミュニケーションがうまくいかない原因とそれへの対策

 

さて、このようなコミュニケーションですが、これがうまくいかない場合、その原因はどこにあるのでしょう…といったことも、「コミュニケーションの3つの段階(3つの機能)」ごとに考えてみると分かり易いかもしれませんね。

 

・第一段階(ひらめき)における原因と対策

 

問題を見つけたり(問題発見力)、アイデアを出したり(発想力)する能力には個人差がありますので、それが全く無いということになると、少なくとも仕事関係のコミュニケーションは難しくなるでしょうね。

 

ただ、問題発見力については、日頃から仕事の内容を注意深く見るようにしたり、発想力については、「今あるものを組み合わせてみたら?」といったことを考える習慣をつけることで、何とかなる部分もあると思います。

 

個人的には、今あるものを組み合わせる(ラジオ+カセット=ラジカセのような発想)以外に、「今あるものが無かったら」「仮にこれを止めてしまったら」を考えるのも良いかな…と感じています。

 

・第二段階(伝える)における原因と対策

 

自分の考えを他人に伝えるというのは、簡単なようで難しいですよね。情報伝達というのは、あくまでも伝える側の責任で、受け手の側に理解する責任があるというものではありませんから…。

 

これをうまく行うには、最低限、「相手が理解できる表現」と「相手に伝わる手段」が必要です。また、これ以外にも、「相手が受け止めやすい環境作り」や、「相手が共感できるような伝え方」も必要でしょうね。

 

そして、伝える情報の信頼性を高めるために、「情報(事実)」と「意見(感情)」とが混在しないように伝えます。また、相手が情報を正しく理解できたかどうかを必ず確認したほうが良いと思いますね。

 

最悪なのが、自分が気に入らない話しは聞かない…という態度です。うちの職場にも、そういう人がいて困っています。気に入らないとキレてしまうタイプで、今の若い人が見たら「パワハラで訴えられるレベル」ですよ。

 

幸か不幸か、若い人がいない職場なので大きな問題にはなっていませんが…。

 

・第三段階(折り合い)における原因と対策

 

この段階は、具体的な行動を生むための前提条件を整える段階です。組織であれば、いわゆる「意思決定」が伴うこともあるでしょう。コミュニケーションにおける最大の難所ですので注意が必要ですね。

 

まあ、手間はかかりますが、時間をかけてフェイス・ツー・フェイスで行うのが良いと思います。こうした作業は非常に面倒ですが、この手間を省くと、うまくいかないことが多いです。

 

また、「絶対に譲らない」という人がいると大変ですよね。「他人と折り合いをつけられない人」というのは非常に厄介です。特に仕事関係であれば、目標や方針を共有したり、各自の役割を確認することで、互いの(考え方の)方向性を合わせるわけですし…。

 

確かに、考え方が違う人同士がそれを合わせるというのは非常に大変なことですが、これができないと組織にならないですよね。そう考えると、今の職場も前途多難だなあ…。

 

 

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