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2017/02/17

仕事は計画的に!出たとこ勝負をやめて計画性を身につける

昼休みに同僚から、「資料を片付けていたらこんなのが出てきたよ」と声を掛けられ、1枚のプリントを手渡されました。最初は何のプリントか分からなかったのですが、よく見ると、自分が若いときに作ったものでした。

 

まだ職場にパソコンが入る前だったので、ワープロ専用機で作った文書です。「仕事は計画的にするように」や「今のうちに計画性を身につけろよ」が口癖だった当時の上司の話しを自分なりにまとめたもので、タイトルは【脱「出たとこ勝負」】。

 

 

しかしまあ、作った本人ですら忘れていたものを、よく保管していたなあ…と思います。こういう物持ちの良い人って、どこの職場にも一人くらいはいますよね。本当にびっくりです。

 

◆ポイント

・最初に「作業の全体像を把握して作業計画を立てる」という仕事の仕方を身につけること。

・計画通りに仕事を進められるスキルを身につけること。

・進捗状況を上司に報告することを身につけること。

 

◆全体像を把握する

どのような仕事にも次の4項目は必要なので、全体像を把握するために最初にこの4項目をまとめる。

(1)計画立案

(2)事前準備

(3)本番実行

(4)終結作業

 

 

◆作業計画を立てる

組織では系統的・構造的な仕事の進め方が必要なので、次の5項目に従って仕事を進める。

(1)全体を、それを構成する部分ごとに分解する。

(2)各部分の相互の関係を理解する。

(3)各部分の特性にあった手順を決める。

(4)分担を決めて作業する(互いに重複することなく全体を網羅する)。

(5)作業全体をコントロールする人(=報告者)を決めて定期的に報告する。

 

◆スキルを身につける

全ての課題に適用可能な方法は無いので、いくつもある「当たり前の方法」を理解し、それらを「いつ使うべきか」知る。また、それらを「いつでも使える」ように頭の中で整理しておく。

 

◆報告することを身につける

報告が無いか、あるいは報告が遅れれば、それだけ「出たとこ勝負」の対応になり、コストやリスクが増加してしまう。現場を知らない上司に現場のことを知ってもらう。

 

 

と、こんな感じですね。あのころは若かったなあ…。

 

「仕事は計画的に」が、当時の上司の口癖だったのは上に書いた通りですが、それとはまったく関係のない「ご利用は計画的に」みたいな宣伝を見るたびに、その上司の顔が頭に浮かんできます。

 

そのくらい「計画的」や「計画性」という言葉を使っていた人でした。正直なところ、口うるさいなあ…と思ったことも(何度も!)ありましたが、計画性が身についたのはその上司のおかげです。

 

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