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2016/02/05

仕事でバタバタしてしまう原因とその対策

職場の後輩から、仕事についての相談を受けました。このところ忙しいらしく、いつもバタバタしているので何かうまい方法はないだろうか…といった話しでした。思わず、うまい方法があるなら自分も知りたい…と言いそうになりましたが、それではさすがに聞いてきた相手に対して失礼だと思いましたので、少し考えてみました。

 

こういったときは、バタバタしている状況に対応する方法よりも先に、バタバタすること自体を無くす方法を考えたほうが良いですよね。そこで、まず初めに、バタバタする原因は何だろう…ということを考えてみました。おそらく、バタバタする原因は次の三つではないかと思います。

 

 

1. 事前の準備が不足している

特にルーチンワークについてはそうだと思いますが、あらかじめ必要な資料を準備したり、作業の段取りを確認したり、作業が発生する時間帯に他の予定が入らないように調整したりといった、事前の準備をしておくことが大切だと思います。

 

2. 時間の管理ができていない

何かの仕事をする場合、その仕事に必要な作業は何か。それらの作業にどの程度の時間が必要か。締切に間に合わせるには、いつから作業を開始すべきか。といったことを事前に確認しておき、作業が始まったら、その通りの時間配分で作業が進められているかを常に確認することが大切だと思います。

 

3. リスクを想定していない

仕事には突発事項がつきものです。突発事項には、臨機応変な対応が必要ではありますが、出たとこ勝負のような対応は好ましくありません。あらかじめ、この程度のことは起こり得るだろうといったことを想定しておき、それに対する対応策を準備しておくことが大切だと思います。

 

次に、バタバタしている状況に対応する方法ですが、ズバリこれだといったことは思い浮かびませんでした。ただ、時間に追われて目の前のことを片付けるだけ…といった状況は最悪ですので、そうなる前にいったん作業を止めて、どの作業を優先するべきなのか。今のやり方は正しいのか。といったことを考えてみることが大切だと思います。

 

 

といったことを、後輩と話しました。自分に相談したこと自体が失敗だった…と思われていないか心配ですけど。

 

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