« 保護者向けサービス | トップページ | 夫婦同姓か夫婦別姓か »

2015/12/18

ToDoリストを使うコツ

なかなか続かない習慣の一つにToDoリストがあると思います。やるべきタスクを一覧にしておけば、事前に準備ができたり、やり忘れを防ぐことができますので便利なのですが、その一方で、やり残したタスクがToDoリストに多く残ってしまうと、何となくストレスを感じますね。

 

人は、達成できた事よりも、達成できなかった事のほうをよく覚えているそうです。心理学の世界では、これをツァイガルニク効果というそうですが、こうしたストレスが原因でToDoリストが続かないのではないかと思います。

 

もしそうであれば、ToDoリストに未処理のタスクが残ってしまわないようにすることで、ToDoリストを使い続けることができそうですね。

 

 

■ToDoリストの2つの方式

 

ToDoリストは、やるべきことを書き出して、それが終わったら削除(二重線で消すなど)するものですので、常にタスクを書き足していくように使う方が多いように思います。これを追記方式と呼ぶことにします。

 

一方、毎朝その日に行うことのみをToDoリストに記入し、リスト自体を翌日に持ち越さないような使い方もあると思います。これを洗い替え方式と呼ぶことにします。

 

順調にタスクを処理できているうちは、どちらの方式でも問題がないと思いますが、未処理のタスクが残ってしまいがちな場合は、洗い替え方式のほうが使いやすいかもしれません。

 

例えば、前日に処理できなかったタスクは、処理できる作業量のタスクに分割して記入しなおしたり、他の人に手伝いを求めるタスクに置き換えてしまうことも、洗い替え方式のほうが容易にできると思います。

 

このやり方であれば、未処理のタスクが残ったという事実は変わりませんが、目にする内容は昨日と違ったものになりますので、その分だけストレスを避けられるのではないでしょうか。

 

また、ToDoリストの弱点として、緊急度や重要度が分かりづらいといったことがありますが、洗い替え方式であれば、緊急かつ重要なものから順番に記入するなどの工夫で、それらが比較的分かりやすくなります。

 

そして、ToDoリストのタスクの脇に所要時間を記入しておけば、新たなToDoリストを作成する際、時間配分などを決める際の参考になると思います。

 

こういった点からすると、追記方式よりも洗い替え方式のほうがToDoリストが長続きするように思いますね。

 

■ToDoリストは具体的に書く

 

もう一つ、ToDoリストで工夫すべき点として、タスクの内容をより具体的に記入する…ということがあります。例えば、「定例会議の資料作成」といったタスクであれば、「定例会議で使う経費削減についての提案資料の作成」といった感じで記入します。

 

このように、具体的な作業内容をイメージしやすい言葉でタスクを記入することも、ToDoリストが長続きするコツではないかと思います。

 

 

« 保護者向けサービス | トップページ | 夫婦同姓か夫婦別姓か »

「仕事」カテゴリの記事