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2015/12/07

業務内容を文書化する必要性

久しぶりに元同僚と飲みに行きました。彼は、退職してから仲間数人と会社を興し、比較的順調に商売をしていたのですが、最近になって仲間の一人が急に他界してしまい、そのあたりからバタバタ続きになっています。

 

実際に会ってみると、思っていたよりも元気そうで少し安心しましたが、詳しく話しを聞いた感じでは、ずいぶんと苦労しているような印象でした。数人でやっている中で一人欠けてしまったことで、手が回らなくなったことが響いているようです。

 

一番苦労したのが、亡くなった方がやっていた仕事の状況がよく分からなかった…ということだそうです。一緒に会社を興したくらいですので、仕事の内容はある程度分かっていたようですが、どのお客さんとどこまで話しが進んでいるのかといった、個別のやり取りがさっぱり分からなかったようです。

 

あるお客さんとの仕事の状況を調べている最中に、別なお客さんから進捗の問い合わせが入って対応したりする中、その合間を使って自分が抱えている仕事をこなすといった感じだったようです。最近、ようやく落ち着いて仕事ができる時間が作れるようになってきたとのことでした。

 

彼いわく「今にして思うと、業務日誌くらい作っておくべきだった」ということでしたが、確かにその通りだと思いますね。彼の場合、仕事の内容はそこそこ分かっているので、状況を聞けば何とか対応できるといった感じだったようですが、これが内容すら分からないという状況だったら、客先との間でトラブルになっていただろうと思いました。

 

最近、ほんの少し、内部統制(業務の有効性や効率性・財務報告の信頼性・法令遵守・資産の保全という4つの目的を達成するために、会社の内部に設けられ、運用される仕組み)について勉強しているのですが、そこでも業務内容の文書化の話しが出てきます。

 

この内部統制の仕組みを運用する際は、運用状況や整備状況を明確にするために、業務フロー図(業務の手順を図で示したもの)・業務記述書(業務の詳細な内容を文章で記述したもの )・リスクコントロールマトリックス(RCM-業務中のリスクと対応策を一覧表にしたもの)の3つの文書を作成することになっているのですが、今回の話しを聞いて、こういった文書も含め、業務内容を文書化する必要性について改めて感じました。

 

 

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