« 最後の年賀状 | トップページ | 認知症を予防するには? »

2015/12/26

書類整理のポイントは?

ペーパーレスといった言葉が使われるようになってから結構経ちますが、会議資料など、仕事で使う書類はあまり減らないですね。油断していると、机の中がすぐに書類でいっぱいになってしまいます。

 

それらの書類の中から、必要な資料を探し出すのも大変ですよね。サラリーマンは、一日のうちに30分以上を資料探しの時間として使っているという説もあるそうですが、書類整理の出来・不出来が生産性に与える影響は大きそうです。仕事の強敵は電話と資料探しと言われるのも理解できます。

 

さて、こうした厄介なことを解決するには、あらかじめ決めておいたルールに従って、時間をかけずにその場で処理するのが一番です。ルールを決めずにその都度考えていると時間がかかってしまいますし、処理を後回しにすると、処理しないままで終わってしまいます。

 

 

■何を残して何を捨てるのかを明確にする

 

限られた保管スペースを有効に使うためにも、必要な資料を素早く取り出すためにも、保管する書類の総量は少なければ少ないほど良いと思います。そうなるように、本当に必要な書類だけを残すように心がけましょう。

 

・データよりも情報を残す

 

データとは、客観的な事実を数値や文字などで表したもので、情報とは、ある目的のためにそれらを加工したものです。どちらがより役立つかといえば、ふつうはデータよりも情報ですので、そちらを中心に残すようにします。

 

例えば、過去十年間の月別売上のデータ(数字)より、「おおむね春先が好調で、毎年○%ずつ売上が伸びている」といった情報(言葉)のほうが分かりやすいですよね。このように、データ(数字)は情報(言葉)に置き換えてから保管するほうが、後になって役立つと思います。また、データの種類によっては、出典を記録しておくだけで十分なものもあると思います。

 

・いつか使うかもしれないという程度なら捨てる

 

いつか使うかもしれないという程度のものは、たいてい使うことがありませんから、その場で捨てても問題ありません。ごく稀に、取っておけばよかった…と思うことがあるかもしれませんが、それはそれとして、あきらめましょう。

 

■その場で捨てることに抵抗があったら

 

不要と判断した資料を思い切って捨てられるかどうかは、その人の性格に依存する部分が大きいと思います。捨てることに抵抗があるのに、無理をして捨てる必要はないと思いますが、だからといって、無条件で保管し続けると保管場所が無くなってしまいます。

 

そのような場合は、以下のようなやり方で一定期間様子を見る時間を作り、それを経過したら無条件で捨てるという方法もあります。以下のやり方は月単位で考えていますが、状況によっては、一か月より短くしても良いですし、逆に長くしても良いと思います。

 

まず、封筒やファイルボックスなどを利用して、「1・3・5・7・9・11月(奇数月)」「2・4・6・8・10・12月(偶数月)」の二つの保存袋(保存箱)を作ります。これが、書類の一時保管場所になります。

 

捨てることに抵抗があった書類は、とりあえず保存袋(保存箱) に入れます。例えば、一月であれば、奇数月の保存袋(保存箱) に入れ、次の奇数月の月初まで保管します。もちろん、その間に必要になった書類は、保存袋(保存箱)から取り出して利用します。

 

こうすることで、一か月から最長で二か月の間、使う機会がある書類なのかどうか、様子を見ることができます。捨てるまでの時間を置くことで、捨てることに対する抵抗感が多少和らぐと思います。

 

■定期的に棚卸しをする

 

一般的に、モノであっても情報であっても、時間の経過とともに価値は下がってきます。後から出てくる価値ある書類を保管するスペースを確保するためにも、価値の下がった書類は定期的に捨てるようにします。

 

 

« 最後の年賀状 | トップページ | 認知症を予防するには? »

「仕事」カテゴリの記事